Als je klanten te laat betalen kost dat je altijd teveel tijd en moeite. Er komt dus een moment waarop de tijd en moeite die je er insteekt niet meer acceptabel zijn en je incassokosten gaat berekenen. Maar wanneer is dat punt en hoeveel mag je dan berekenen? Vooraf gaat er binnen je bedrijf als het goed is een traject aan vooraf waarin je verschillende acties onderneemt om je factuur uiteindelijk geind te krijgen. Het zogenaamde debiteurenbeheer. Het is belangrijk om dit strak in te richten om er zo zeker mogelijk van te zijn dat je factuur het liefst op tijd betaald wordt. In dit blog vertellen we je daar meer over.
Het strak inrichten van je debiteurenbeheer
Als je het berekenen van incassokosten zoveel mogelijk wil voorkomen is het allereerst verstandig je debiteurenbeheer strak in te richten. Dit begint uiteraard met zorgen dat duidelijk is wie het debeurenbeheer binnen een bedrijf doet en wie er dus ook verantwoordelijk voor is. Zorg dat er duidelijke afspraken en doelen zijn zodat je beheer het juiste niveau heeft. Daarbij moet je uiteraard zorgen voor goede randvoorwaarden en meestal is dat goede software.Met behulp van deze software is het allereerst belangrijk om te kunnen factureren. Vervolgens moet je er goed mee kunnen volgen of een factuur betaald is ja dan wel nee. De meeste software is te koppelen aan internetbankieren en dat is superhandig. Hiermee heb je een realtime inzicht in of een factuur betaald is. Als de betalingstermijn wordt overschreden is het verstandig om binnen vijf dagen een herinnering te versturen. De toonzetting van deze herinnering mag nog mild zijn. Het kan zijn dat je klant je factuur even over het hoofd heeft gezien. Mocht betaling dan uitblijven dan is het verstandig om telefonisch contact op te nemen. Zodoende heb je een beter inzicht in waarom er nog niet betaald is en kan je op basis daarvan nieuwe afspraken maken.
Wanneer dan incassokosten berekenen
Als je ondanks je inspanningen de betaling maar niet binnenkrijgt is het op een gegeven moment tijd om je vordering over te dragen naar een incassobureau. Dit ook gelijk het moment om de incassokosten bij de vordering te gaan optellen. Voor het berekenen van incassokosten zijn bepaalde maxima. Deze zijn wettelijk vastgelegd en moet iedereen zich dus aan houden. Een incassobureau kent deze maxima en zal zich dus aan die richtlijnen houden. Een andere reden dus om het incassobureau de incassokosten in rekening te laten brengen.